Notionで特定のタグが付いたページを自動で担当者にメール通知する方法

2025年9月29日

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Notionで特定のタグが付いたページを自動で担当者にメール通知する方法

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はじめに

「Notionでタスクを振り分けたけど、相手が気づいてくれない…」「緊急のタグが付いたページは、すぐに担当者に知らせたい…」「レビュー依頼のタグを付けたら、自動でレビュアーにメールが飛ぶようにしたい…」

こんな悩みを抱えている方は多いのではないでしょうか。

本記事では、Notionで特定のタグが付いたページを作成・更新した際に、自動で担当者にメール通知する方法を解説します。Make（自動化ツール）とGmail（またはその他のメールサービス）を使いますが、設定はすべてクリック操作とコピー＆ペーストで完了。プログラミングの知識は不要です。

こんなシーンでの活用に適しています

タスクの割り振りを確実に伝えたい
緊急案件を見逃さないようにしたい
レビュー依頼を自動で通知したい
承認依頼のワークフローを効率化したい
チームメンバーへの情報共有を自動化したい

Notion × Make × Email連携の概要

メリット	見逃し防止：重要なタスクや依頼を確実に伝達リアルタイム通知：タグを付けたらすぐにメール送信作業効率化：手動でのメール作成・送信が不要カスタマイズ自在：タグごとに異なる通知ルールを設定可能履歴管理：メールで通知履歴が残る
デメリット	Notion APIの設定が必要：初回設定に少し手間がかかる Makeの無料枠には上限：月1,000回の処理まで無料英語の画面：Notion APIとMakeの設定画面が英語
難易度・面倒さ	難易度：★★☆☆☆（クリック操作中心）所要時間：30〜45分必要スキル：マウス操作とコピー＆ペーストができれば大丈夫
特徴	特定のタグが付いたページを自動検知タグに応じて異なる担当者に通知メール本文にページ情報を自動挿入 15分ごとの定期チェック
価格	Notion：無料プラン〜（個人利用なら無料で十分） Make：無料プランあり（月1,000回まで）／有料プラン（月額10 USD〜） Email：無料合計：完全無料で運用可能

用意するもの

Notionアカウント（無料プランでOK）
Makeアカウント（無料プランでOK）
Microsoftアカウント（Email送信用）
通知を管理するNotionデータベース

設定手順

🔹Step 1：Notionでタスク管理データベースを作成

1-1. Not ionにログインし、新しいページを作成

1-2. 画面下の「データベース」を選択

1-3. 「AIで構築」を選択

手作業でテーブルを作るのが一般的ですが、今回は項目も決まっているため、AIの力を借りた時短の方法で進めましょう！

1-4. 入力フィールドに以下の箇条書きテキストをコピペして送信：

タイトル（Title）：デフォルトで存在
タグ（Multi-select）：複数選択可能なタグ
- 選択肢例：「緊急」「レビュー依頼」「承認待ち」「確認依頼」
担当者（Person）：Notionユーザーを選択
ステータス（Select）：選択肢を追加
- 例：「未着手」「進行中」「完了」
期限（Date）：タスクの期限
詳細（Text）：タスクの詳細説明
通知済み（Checkbox）：重複通知を防ぐため
作成日（Created time）：自動で作成日時を記録

AIが項目を作ってくれるので、そのまま画面を進んでいく

そのままの状態で「完了」を選択

Notionの中にタスク管理が出来上がりました。これらが該当者にリマインドとしてメール通知されることがゴールです！

🔹Step 2：担当者のメールアドレス管理表を作成

2-1. 別のNotionページで新しいテーブルを作成

Step 1 と同じ要領で作成しましょう！

2-2. 以下のプロパティを追加：

名前（Title）：担当者の名前
メールアドレス（Email）：通知先のメールアドレス
担当タグ（Multi-select）：通知を受け取るタグ

2-3. チームメンバーの情報を登録：例：

山田太郎 / yamada@example.com / 緊急、要確認
鈴木花子 / suzuki@example.com / 重要、完了

🔹Step 3：Notion APIの設定

3-1. https://www.notion.so/my-integrations にアクセス

3-2. 「新しいインテグレーション」ボタンをクリック

3-3. 以下の情報を入力：

インテグレーション名：「タスク通知システム」（任意の名前）
関連ワークスペース：使用するワークスペースを選択
種類：内部

3-4. 「保存」→「インテグレーションを設定」をクリック

3-5. 表示される「内部インテグレーションシークレット」をコピーしてメモ帳に保存（「表示」をクリックすると表示されます）

🔹Step 4：Notionデータベースとの接続設定

4-1. Step 1で作成したタスク管理データベースのページを開く

4-2. 右上の「…」メニュー→「Add connections」をクリック

4-3. Step 3で作成した「タスク通知システム（任意の名前）」を選択

4-4. Step 2の担当者管理表でも同じ手順で接続を追加

4-5. 各データベースのURLから「データベースID」を取得：

URL例：https://www.notion.so/xxxxx?v=yyyyy
xxxxxの部分（32文字）がデータベースID
タスク管理と担当者管理の両方のIDをメモ帳に保存

Notionでは、２つのデータベースを作成したので、保存すべきデータベースIDは、２つあります！

🔹Step 5：Makeにサインアップ＆ログインし、シナリオ作りへ

5-1. Makeにアクセスしてアカウントを作成し、ログインします。

（https://www.make.com/en）

右クリックすると、日本語に翻訳するメニューが選択できますので、当てはまる選択肢を適当に選択しながらお進みください。

ここは適当でかまいませんので、私はとりあえず、GoogleスプレッドシートとGoogle Geminiを選択しました。

5-2. 左側メニューの中から「Scenarios」をクリックし、ページが変わったら、右上の「+Create a new scenario」ボタンをクリックします。

この画面が表示されれば、無事にアカウント開設完了です！

5-3. 左側メニューの中から「Scenarios」をクリックし、ページが変わったら、右上の「+Create a new scenario」ボタンをクリックします。

この画面が表示されれば、下準備完了です！さっそく、シナリオ作りに入りましょう！

🔹Step 6：Notionモジュール（Search Objects = データベース検索）を設定

6-1. 検索窓に「Notion」と入力し、「Search Objects」を選択

6-2. 「Add」ボタンをクリックして新しい接続を作成

6-3. 以下の情報を入力：

Connection type：「Notion Public」
Connection name：「Notionタスク管理」（任意に設定できるファイル名みたいなモノ）

6-4. 「ページを選択する」

6-5.Step 1 で作成したNotionデータベースを選択し、「アクセスを許可する」をクリック

２つのデータベースを作成したので、チェックすべきモノも、２つありますので注意！

6-6. 以下の項目を設定→「Save」をクリック：

Database ID：Step 4-5で保存したタスク管理データベースのID
Filter：
- Notionの項目選択：「通知済み（Checkbox）」
- それがどの状態だったら？：「Doex not equal」※等しくない
- その値は？：「true」（チェックが入っていないもの）
Limit：10（一度に処理する数）

🔹Step 7：フィルターモジュールでタグをチェック

7-1. 「＋」をクリックして「Flow control」→「Router」を追加

7-2. ルーターから分岐を作成し、各ルートに「Tools」→「Set filter」を追加

7-3. 各フィルターでタグをチェック：

フィルター1：タグに「緊急」が含まれる
フィルター2：タグに「レビュー依頼」が含まれる

🔹Step 8：担当者情報の取得

8-1. 各フィルターの後に「Notion」→「Search Objects」を追加

8-2. 担当者管理データベースから該当タグの担当者を検索：

Database ID：Step2で作成した「連絡先管理」データベースのID
Filter：
- Notionの項目選択：「担当タグ」
- それがどの状態だったら？：「contains」※含まれる
- その値は？：「該当するタグ」（今回の事例だと”緊急”or”資料作成”）

8-3. それぞれ「Save」ボタンをクリック

🔹Step 9：Emailモジュール（Send an Email = メール送信）を設定

今回はGmailではありませんのでご注意ください。MakeとGmailは相性が悪く、Google側で少し複雑な設定をしなければいけません。それだと易しくないので、同じく無料で使える、Microsoftのメールを使います。（リマインド目的なので、送信元はMicrosoftアカウントでもよいでしょう！）

9-1. 各ルートに「Email」→「Send an Email」を追加

9-2. 「Add」ボタンをクリックしてMicrosoftを選択→「Save」クリック

9-3. メール設定：

To：担当者検索結果の「メールアドレス」を選択
Subject：{{タグ}}タスク通知：{{タイトル}}
Content：

     こんにちは、{{担当者.名前}}さん

     新しいタスクが割り当てられました。

     【タスク名】{{タイトル}}
     【タグ】{{タグ}}
     【期限】{{期限}}
     【詳細】
     {{詳細}}

     よろしくお願いいたします。

メール本文や件名は、ただコピペするのではなくて、画面左側の情報一覧からしっかりと選択しましょう。皆さんの環境によってコピペだけでは動作しない為です！

9-4. 「Save」ボタンをクリック

9-5. 小技として、メール送信失敗したときのスキップ処理追加

Emailモジュールを右クリックして、「Add error handler」→「ignore」を選択

🔹Step 10：通知済みフラグの更新

10-1. Emailモジュールの後に「Notion」→「Update a Database Item」を追加

10-2. 以下を設定：

Database ID：タスク管理のデータベースID
Database Item ID：Page ID を選択
Fields：
- 通知済み：Yes（チェックを入れる）

10-3. 「Save」ボタンをクリック

🔹Step 11：テスト実行

11-1. Make画面下の「Run once」ボタンをクリック

11-2. Notionでテスト用のタスクを確認

「通知済み」のチェックが外れていることを確認

11-3. 処理が実行され、メールが送信されることを確認

11-4. Notionのタスクで「通知済み」にチェックが入ることを確認

🔹Step 12：自動実行の設定

12-1. テスト成功後、Make画面左下のON/OFFスイッチをONにする

12-2. スケジュール設定で実行頻度を選択：

「Every 15 minutes」（15分ごと）：標準的な設定
「Every 5 minutes」（5分ごと）：より迅速な通知が必要な場合
「Immediately」：リアルタイム（処理回数が増える）

12-3. 「Save」ボタンをクリックして有効化

つまずきやすいポイント

(1) メールが送信されない

原因：Emailの接続設定が正しくない

解決策：Microsoftアカウントとの接続を再度実行

(2) 同じタスクに何度も通知が送られる

原因：「通知済み」フラグの更新が機能していない

解決策：Update moduleの設定を確認し、チェックボックスが正しく更新されているか確認

(3) タグのフィルターが機能しない

原因：タグ名の不一致（全角・半角、スペースなど）。一つ目のタグに意図したタグをを設置していない。

解決策：Notionでのタグ名とMakeでの設定を完全一致させる。挙動させたいタグを一つ目に置く。

(4) 担当者が見つからない

原因：担当者管理表の設定ミス

解決策：担当タグが正しく設定されているか、メールアドレスが入力されているか確認

(5) Make無料枠（月1,000回）を超えそう

原因：チェック頻度が高い、またはタスク数が多い

解決策：実行頻度を下げるか、有料プランへアップグレード

よくある質問

複数のタグが付いている場合はどうなりますか？: 一つ目のタグに対応する担当者全員に通知が送られます。重複を避けたい場合は追加の設定が必要です。
Slack通知にも対応できますか？: 可能です。EmailモジュールをSlackモジュールに置き換えるだけで実現できます。
通知のタイミングをタグごとに変えられますか？: 可能ですが、タグごとに別のシナリオを作成する必要があります。
添付ファイルも送信できますか？: Notionのファイルを直接添付はできませんが、ダウンロードリンクをメールに含めることは可能です。
チームメンバー以外にも通知できますか？: できます。担当者管理表に外部の方のメールアドレスを登録すればOKです。
通知履歴を残せますか？: Notionに通知履歴データベースを作成し、通知時に記録を追加する設定が可能です。

なかなかうまくいかないときは？

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まとめ

本記事では、Notionで特定のタグが付いたページを自動で担当者にメール通知する方法を解説しました。

この仕組みを導入することで：

タグを付けるだけで自動的に担当者へ通知
重要なタスクや依頼の見逃しを防止
メール作成・送信の手間を削減
チーム内のコミュニケーションを効率化
完全無料で運用可能

設定は手順通りに進めれば、プログラミングの知識がなくても30〜45分で完了します。一度設定すれば、あとは自動で通知が続きます。

特に、リモートワークでNotionを活用しているチームや、タスク管理を効率化したい組織にとって、この自動通知システムは大きな価値をもたらします。

「Notion内の重要な更新を見逃したくない」「タスクの割り振りをもっとスムーズにしたい」と思っている方は、ぜひ手順を参考に設定してみてください。

また、「もっと複雑な通知ルールを作りたい」「他のツールとも連携したい」という方は、法人向け自動化サービス「ジドウカ」もご検討ください。

通知の自動化は、チームの生産性を大きく向上させる第一歩です。ぜひこの機会に、”待つ”から”即座に伝わる”コミュニケーションへ、働き方をアップデートしてみてはいかがでしょうか。

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担当者が社内で唯一のキーマンだった場合、その人がいなくなると全て止まってしまうという問題が発生します。しかも、「誰も中身が分からないから触れない」という状況になりがち。

🥉 第3位：不具合や修正対応に時間がかかる…

自動化が止まったとき、「誰が見ればいいのか分からない」「ベンダーに相談するのも手間」という理由で、対応が後手に。気づけばその対応に何時間も時間を取られ、本業に集中できなくなってしまうことも…。実はよくある…自社で自動化に挑戦したときの“落とし穴” 共通するのは「すべて自社で完結しようとした」こと。このようなケースに共通するのが、「最初から最後まで、すべて自社で完結しようとした」点です。最初はうまくいっても、長期的に安定した自動化運用には、継続的な保守や柔軟な調整が不可欠です。