Googleフォームで申請があったら自動で担当者にSlack DMを送る方法

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はじめに

日々の業務で「申請が来たことをすぐ知りたい」「メールだと見逃してしまう」といった悩みはありませんか？ GoogleフォームとSlackを連携させれば、フォームに回答が送信された瞬間に、担当者にSlackのダイレクトメッセージ（DM）で通知を自動送信できます。この記事では、プログラミングの知識がなくても、コピー＆ペーストと簡単なクリック操作だけでこの自動化を実現する方法を、初心者向けに丁寧に解説します。業務の効率化を今すぐ始めましょう！

こんなシーンでの活用に適しています

この自動化は、以下のような場面で特に役立ちます。

①申請の迅速な対応：社内の備品購入や休暇申請など、フォームで受け付けた申請を担当者が即座に確認したい場合。

②チームでの情報共有：複数の担当者がいる場合、特定の担当者に直接通知して対応漏れを防ぎたいとき。

③メールからの脱却：メール通知だと埋もれてしまう、またはSlackを主なコミュニケーションツールとして使っている職場。

④簡単な業務効率化：プログラミング不要で、IT初心者でも手軽に自動化を導入したい場合。

Google Apps ScriptとSlackのWebhookで自動化する

用意するもの

①Googleアカウント：Googleフォームとスプレッドシートを使うために必要です。

②Slackワークスペース：通知を送るSlackワークスペースにアクセスできること（管理者権限があるとスムーズ）。

③PCとブラウザ：Google ChromeやFirefoxなど、普段使っているブラウザでOK。

④担当者のSlackメールアドレス：DMを送る相手のSlack登録メールアドレスを事前に確認

設定手順

🔹Step 1：Googleフォームとスプレッドシートの準備

1-1. Googleフォームを作成する

ブラウザで Googleフォーム にアクセス。

Googleアカウントでログイン（普段使っているGmailのアドレスとパスワードでOK）。

「空白のフォーム」をクリックして新しいフォームを作成。

フォームのタイトルを入力（例：「業務申請フォーム」）。

質問を追加（例：以下のような質問）。

質問1：「申請者名」（回答形式：記述式）

質問2：「申請内容」（回答形式：記述式）

質問3：「担当者メールアドレス」（回答形式：記述式、例：taro.yamada@example.com）

必要に応じて質問を増やす（例：申請日、部署名など）。

1-2. スプレッドシートに回答をリンク

上部の「回答」タブをクリック。

「スプレッドシートにリンク」ボタン（緑色のスプレッドシートアイコン）をクリック。

「新しいスプレッドシートを作成」を選択し、名前を入力（例：「申請フォーム回答」）。

「作成」をクリックすると、Googleスプレッドシートが自動で開きます。

スプレッドシートの確認

スプレッドシートに「フォームの回答 1」というシートができていることを確認。

テスト送信した回答がスプレッドシートの行に記録されているか確認（例：A列にタイムスタンプ、B列に申請者名、C列に申請内容など）。

スプレッドシートのURL（ブラウザのアドレスバーに表示されるhttps://docs.google.com/spreadsheets/…）をメモしておく。

🔹Step 2：Slackアプリの設定

SlackでDMを送信するため、Slackアプリを作成し、トークンを取得します。

2-1. Slackアプリを作成

Slack APIのページにアクセス

ブラウザで Slack API にアクセス。

「Create New App」をクリック。

「From scratch」を選択。

「App Name」に任意の名前を入力（例：「FormNotifier」）。

「Pick a workspace」で通知を送るSlackワークスペースを選択。

「Create App」をクリック。

アプリの設定画面を確認

アプリ作成後、「Basic Information」ページが表示される。

この画面は後でまた使いますので、ブラウザのタブを閉じずにとっておく。

2-2. 権限を設定

権限の追加

左メニューの「OAuth & Permissions」をクリック。

「Scopes」セクションまでスクロールし、「Bot Token Scopes」の「Add an OAuth Scope」をクリック。

以下の3つの権限を追加：

chat:write（メッセージを送信するために必要）

im:write（DMチャンネルを開くために必要）

users:read.email（メールアドレスからSlackユーザーIDを取得するために必要）

各権限は、検索ボックスに名前を入力すると選択できます。

アプリをワークスペースにインストール

ページ上部の「Install to Workspace」をクリック。

確認画面で「Allow」をクリック（Slackワークスペースの管理者権限が必要な場合、Slack管理者に依頼）。

インストール後、「Bot User OAuth Token」が表示される（例：xoxb-1234-5678-…）。

このトークンをコピーしてメモ帳などに保存（後で使います。機密情報なので共有しないでください）。

2-3. 担当者のSlackメールアドレスを確認

DMを送る担当者のSlack登録メールアドレスを準備（例：taro.yamada@example.com）。

確認方法：

Slackアプリを開き、担当者のプロフィールを開く（名前をクリック）。

「Profile」→「メールアドレス」を確認。

わからない場合、担当者に直接聞くか、Slack管理者に確認。

🔹Step 3：Google Apps Scriptの設定

Google Apps Script（GAS）を使って、フォームの回答を検知し、Slack DMを送信するプログラムを設定します。

3-1. スクリプトエディタを開く

手順1-2で作成したスプレッドシート（例：「申請フォーム回答」）を開く。

スプレッドシートのメニューから「拡張機能」をクリック。

「Apps Script」を選択。

新しいタブでGoogle Apps Scriptエディタが開く。

デフォルトコードを削除

エディタにデフォルトで書かれているコード（function myFunction() {}）をすべて選択して削除。

3-2. コードをコピー＆ペースト

以下のコードをコピーして、スクリプトエディタに貼り付けます。このコードは、フォーム送信時に回答を取得し、指定した担当者にSlack DMを送信します。

function onFormSubmit(e) {
  if (!e) {
    Logger.log('エラー：イベントオブジェクトが提供されていません');
    return;
  }
  const SLACK_TOKEN = 'xoxb-138498612946';
  const TARGET_EMAIL = 'taro.yamada@example.com';

  let message = '新しい申請が送信されました！\n\n';

  // スプレッドシートトリガーの場合
  if (e.namedValues) {
    for (const question in e.namedValues) {
      const answer = e.namedValues[question][0];
      message += `${question}: ${answer}\n`;
    }
  }
  // フォームトリガーの場合
  else if (e.response && e.response.getItemResponses) {
    const itemResponses = e.response.getItemResponses();
    itemResponses.forEach(response => {
      const question = response.getItem().getTitle();
      const answer = response.getResponse();
      message += `${question}: ${answer}\n`;
    });
  } else {
    Logger.log('エラー：有効なフォームまたはスプレッドシートデータがありません');
    return;
  }

  const userId = getSlackUserId(TARGET_EMAIL, SLACK_TOKEN);
  if (!userId) {
    Logger.log('エラー：ユーザーIDが見つかりません');
    return;
  }
  const channelId = openSlackChannel(userId, SLACK_TOKEN);
  if (!channelId) {
    Logger.log('エラー：チャンネルを開けませんでした');
    return;
  }
  sendSlackMessage(channelId, message, SLACK_TOKEN);
  closeSlackChannel(channelId, SLACK_TOKEN);
}

function getSlackUserId(email, token) {
  const url = `https://slack.com/api/users.lookupByEmail?email=${email}`;
  const options = {
    'headers': { 'Authorization': `Bearer ${token}` }
  };
  try {
    const response = UrlFetchApp.fetch(url, options);
    const json = JSON.parse(response.getContentText());
    if (json.ok) {
      return json.user.id;
    }
    return null;
  } catch (e) {
    Logger.log('Error fetching user ID: ' + e);
    return null;
  }
}

function openSlackChannel(userId, token) {
  const url = `https://slack.com/api/conversations.open?users=${userId}`;
  const options = {
    'headers': { 'Authorization': `Bearer ${token}` }
  };
  try {
    const response = UrlFetchApp.fetch(url, options);
    const json = JSON.parse(response.getContentText());
    if (json.ok) {
      return json.channel.id;
    }
    return null;
  } catch (e) {
    Logger.log('Error opening channel: ' + e);
    return null;
  }
}

function sendSlackMessage(channelId, message, token) {
  const url = 'https://slack.com/api/chat.postMessage';
  const payload = {
    'channel': channelId,
    'text': message
  };
  const options = {
    'method': 'POST',
    'headers': {
      'Authorization': `Bearer ${token}`,
      'Content-Type': 'application/json; charset=UTF-8'
    },
    'payload': JSON.stringify(payload)
  };
  try {
    UrlFetchApp.fetch(url, options);
    Logger.log('Message sent successfully');
  } catch (e) {
    Logger.log('Error sending message: ' + e);
  }
}

function closeSlackChannel(channelId, token) {
  const url = `https://slack.com/api/conversations.close?channel=${channelId}`;
  const options = {
    'headers': { 'Authorization': `Bearer ${token}` }
  };
  try {
    UrlFetchApp.fetch(url, options);
    Logger.log('Channel closed successfully');
  } catch (e) {
    Logger.log('Error closing channel: ' + e);
  }
}

function setUpTrigger() {
  const spreadsheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  ScriptApp.newTrigger('onFormSubmit')
    .forSpreadsheet(spreadsheet)
    .onFormSubmit()
    .create();
}

3-3. コードをカスタマイズ

コード内の2か所を、自分の情報に書き換えます。

SLACK_TOKENを書き換える

コードのconst SLACK_TOKEN = ‘xoxb-1234-5678-…’;の部分を、手順2-2でコピーした「Bot User OAuth Token」に置き換える。

例：const SLACK_TOKEN = 'xoxb-9876543210-1234567890-abcdefg';

トークンはxoxb-で始まる長い文字列です。コピーしたものをそのまま貼り付けてください。

TARGET_EMAILを書き換える

コードのconst TARGET_EMAIL = ‘taro.yamada@example.com’;を、DMを送る担当者のSlack登録メールアドレスに置き換える。

例：const TARGET_EMAIL = 'hanako.suzuki@company.com';

メールアドレスは正確に入力してください（間違えるとDMが送れません）。

メッセージの形式をカスタマイズ（任意）

デフォルトでは、フォームの全質問と回答が「質問: 回答」の形式で送信されます。

例：メッセージの内容を以下のように変更したい場合：

let message = ‘【緊急】新しい申請が届きました！\n申請者: ‘ + itemResponses[0].getResponse() + ‘\n内容: ‘ + itemResponses[1].getResponse();

itemResponses[0]は1番目の質問の回答、itemResponses[1]は2番目の質問の回答を指します。

必要に応じて調整してください（初心者の場合、そのままでもOK）。

3-4. スクリプトを保存

スクリプトエディタの左上にある「プロジェクト名」（デフォルトは「無題のプロジェクト」）をクリック。

名前を入力（例：「FormToSlack」）し、「OK」をクリック。

画面上部の「保存」ボタン（💾アイコン）をクリック。

3-5. 権限の承認

スクリプトエディタの「実行」ボタン（▶アイコン）をクリックし、setUpTrigger関数を選択して実行。

初回実行時に「承認が必要です」というポップアップが表示される。

「権限を確認」をクリック。

Googleアカウントを選択（スプレッドシートと同じアカウント）。

「詳細設定」→「安全でないページに移動」をクリック（GASは安全ですが、個人スクリプトは「安全でない」と表示されることがあります）。

「許可」をクリックして承認を完了。

🔹Step 4：トリガーを設定

フォーム送信時にスクリプトが自動で実行されるよう、トリガーを設定します。

トリガーページを開く

スクリプトエディタの左メニューで「トリガー」（時計アイコン）をクリック。

トリガーを追加

「トリガーを追加」ボタン（右下）をクリック。

以下の設定を入力：

実行する関数を選択: onFormSubmit

実行するデプロイを選択: Head

イベントのソースを選択: スプレッドシートから

イベントの種類を選択: フォーム送信時

「保存」をクリック。

再度、権限の承認ポップアップが表示された場合、手順3-5と同様に承認。

トリガーの確認

トリガーページにonFormSubmitが表示されていれば設定完了。

🔹Step 5：動作確認

5-1. テスト送信

Googleフォームを開き、テスト回答を入力して「送信」をクリック。

スプレッドシートに新しい回答が追加されていることを確認。

Slackを開き、担当者のDMを確認。

例：以下のようなメッセージが届く：

新しい申請が送信されました！

申請者名: 山田太郎

申請内容: 備品購入

担当者メールアドレス: taro.yamada@example.com

5-2. エラーが出た場合の対処

スクリプトエディタでログを確認

スクリプトエディタのメニューから「表示」→「ログ」をクリック。

エラーメッセージを確認（例：「Error: ユーザーIDが見つかりません」）。

よくある質問

設定にどのくらい時間がかかりますか？

初心者でも、指示通りに進めれば30～60分で設定完了します。慣れれば20分程度です。エラーが出た場合は、ログを確認しながら修正する時間が必要です。

プログラミングの知識がなくても本当にできますか？

 はい、できます！この記事では、コードをコピー＆ペーストするだけで済むように設計しています。画面の指示に従ってクリック操作を進めるだけでOKです。

複数の担当者にDMを送るにはどうすればいいですか？

コードを少し変更する必要があります。たとえば、複数のメールアドレスを配列で指定し、ループでDMを送信するコードに変更できます。初心者の場合は、IT担当者や「ジドウカ」などの自動化サービスに相談すると簡単に実装できます。

フォームの質問を変更したらどうなりますか？

質問を変更すると、スプレッドシートの列が変わるため、通知メッセージの形式が崩れる可能性があります。手順3-3の「メッセージの形式をカスタマイズ」でコードを調整してください。わからない場合は、サポートを依頼するのがおすすめです。

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まとめ

この記事では、Googleフォームに申請が送信された際に、Slackの担当者にDMで自動通知する方法を、初心者でも実装できるように詳しく解説しました。コピー＆ペーストと簡単なクリック操作だけで、申請の見逃しを防ぎ、業務を効率化できます。

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