事務作業者必見！書類作成とチェック自動化で効率化する方法4選

「また請求書の金額ミスを見落としてしまった…」「何十枚もの書類を目視でチェックするの、正直つらい」そんな悩みを抱えている事務担当者の方は少なくありません。書類チェック作業は地味ながらも非常に重要。しかし、人が行う以上どうしてもヒューマンエラーは避けられません。

そこで注目されているのが、チェック作業の自動化。本記事では、事務作業を効率化し、ミスを防ぐための書類チェック自動化ツール・サービスを4つ厳選してご紹介します。無料で始められるものもあるので、ぜひ最後までご覧ください。

「また請求書の金額ミスを見落としてしまった…」「何十枚もの書類を目視でチェックするの、正直つらい」そんな悩みを抱えている事務担当者の方は少なくありません。書類チェック作業は地味ながらも非常に重要。しかし、人が行う以上どうしてもヒューマンエラーは避けられません。

そこで注目されているのが、チェック作業の自動化。本記事では、事務作業を効率化し、ミスを防ぐための書類チェック自動化ツール・サービスを4つ厳選してご紹介します。無料で始められるものもあるので、ぜひ最後までご覧ください。

当ブログがオススメする

業務自動化サービスランキング

	1位：ジドウカ	2位：Yoom	3位：UiPath
LP
全体評価	★★★★★	★★★★☆	★★☆☆☆
URL	https://data-x.jp/jidouka/lp/	https://lp.yoom.fun/	https://www.uipath.com/ja
特徴	☑お客様自身で開発する必要がない自動化サービス。 ☑BPOのような感覚で自動化したい内容を依頼することが可能。	☑450種類以上のサービスとの連携が可能。	☑業務フローを視覚化し直感的に自動化が可能。
自動化技術の幅	RPA/ Google Apps Script / VBA / 生成AI / ローコード・ノーコードツール	オリジナルサービス	RPA
ユーザーの開発負担	◎ お客様自身は 開発の必要なし	△ 自社で開発が必要	△ 自社で開発が必要
自動化までのフロー	◎ 自動化したい内容を 伝えて待つだけ。	△ 自社で要件定義し 開発・運用	△ 自社で要件定義し 開発・運用
費用	◎ 月額1万円〜	◎ 無料でスタート可能	☓ 52万5000円
こんな方におすすめ	・自動化したい内容が決まっている ・手離れよく自動化したい ・あまりコストをかけたくない	・社内にエンジニアがいる ・自社でノウハウを貯めている ・開発・運用体制が整っている	・RPAで自動化できるか業務が何か判断できる人材がいる企業 ・自社内にエンジニアがいる

なお、業務効率化や工数削減を目指しているものの、どの業務から自動化すべきか、どのツールや手段が自社に合っているのかがあいまいな方は、「業務自動化プラン診断」をお試しください。

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書類作成とチェック自動化で効率化できるツール一覧表

ツール名	総合評価	使いやすさ	精度	サポート体制
Google ドライブ OCR	★★★★☆	★★★★★	★★★☆☆	Googleヘルプ
Google Apps Script	★★★★☆	★★★☆☆	★★★★★	Googleヘルプページ
LawFlow（契約書AI）	★★★★☆	★★★★★	★★★★☆	メールサポートあり
Hubble	★★★★☆	★★★★☆	★★★★☆	カスタマーサポートあり

書類作成とチェックを自動化した方が良い理由

業務の中でも書類作成とチェックは「目視でコツコツ」の代表格です。しかし、実はこの目視でコツコツ進める作業こそ、業務効率の足を引っ張るボトルネックになっているケースが少なくありません。それぞれの理由を解説します。

ヒューマンエラーのリスクが常にある

丁寧に確認していても、人間の集中力には限界があります。たとえば、請求書の金額の桁を1つ見誤る、誤った日付を入力する、入力漏れが発生するなどのミスは目視チェックに依存している限り、完全には避けられません。

とくに疲れている夕方や繁忙期にはミスの発生率が高くなり、結果として再作業や信用問題に発展する可能性もあります。

時間がかかりすぎる

1件の書類でも実際には複数の作業工程があり、1枚のチェックに数分以上かかることも珍しくありません。これが1日10件、20件と積み重なると、それだけで多くの時間を取られてしまいます。

さらに複数人で確認するような承認フローがある場合は、手戻りややり直しが発生しやすく、より大きなロスになります。

精神的な負担が大きい

単調な作業の繰り返しは、思っている以上に精神的な負担になります。人によっては「やりがいを感じにくい」「集中力が続かない」といった悩みを抱え、業務満足度の低下やモチベーション喪失に直結することもあるでしょう。

また、属人化した運用やチェック方法が残っていると、引き継ぎや担当者の異動時に混乱が起きやすくなります。

これらの課題を自動化することで、事務作業の「時間」「質」「働きやすさ」がすべて改善されます。

方法1：Google ドライブ OCR（PDF→テキスト化）

区分	内容
メリット	・無料で使える・Google ドライブでファイル管理が簡単・手順がシンプル
デメリット	・レイアウトが崩れることがある・手書き文字に弱い・大量処理に不向き
こんな方におすすめ	・PDFや画像で受け取った書類をデータ化したい方・コストをかけたくない方・Googleを普段使いしている方
評価（★5段階）	総合　　　　★★★★☆ 使いやすさ　★★★★★ 導入コスト　★★★★★ 精度　　　　★★★☆☆ 拡張性　　　★★★☆☆

実際に使ってみた感想

サービスの概要と特徴

Google ドライブに搭載されているOCR（文字認識）機能を使えば、PDFや画像ファイルを簡単にテキストデータに変換することができます。

主な機能・特徴

• PDF・画像の文字を自動で読み取り、テキスト化
• Google ドライブの活用により、データ管理もラクラク
• Webブラウザ上で完結。インストール不要

連携・ログ管理など

Googleアカウントさえあれば、すべての操作ログや履歴がGoogleドライブに保存されるため、後からの確認や追跡も容易です。権限付与によって、社内共有することもできます。

料金体系

Googleアカウントがあれば誰でも無料で利用できます。

使い方の流れ（設定手順5ステップ）

1. Googleアカウントでログインし、Google ドライブを開く
https://drive.google.com にアクセスし、普段使用しているGoogleアカウントでログインします。

2.変換したいPDFや画像ファイルをアップロード
画面上部の「＋新規」ボタンをクリックし、「ファイルのアップロード」から対象の書類ファイルを選択。Google ドライブに保存されます。

3.対象ファイルを右クリックして「アプリで開く」→「Googleドキュメント」を選択
アップロードが完了したファイルを右クリックし、「アプリで開く」→「Googleドキュメント」をクリックします。

4.自動的にOCR処理が行われる
新しいGoogleドキュメントが開かれ、変換されたテキストが表示されます。変換精度を確認し、必要に応じて修正します。

5.変換後のテキストをコピー
必要な部分のテキストをコピーしてGoogleスプレッドシートや他の文書ツールに貼り付けて活用します。

まとめ

OCRをまだ使ったことがない方や、紙やPDFからの転記作業が多い方には特におすすめです。レイアウト保持は不得意ですが、ちょっとしたデータ化用途には非常に便利です。

方法2：Google Apps Script（PDFの生成）

区分	内容
メリット	・無料・Googleスプレッドシートと相性抜群・柔軟な自動化が可能
デメリット	・JavaScriptの基本知識が必要・エラー対応が自己解決中心・導入初期にやや学習が必要
こんな方におすすめ	・Googleスプレッドシートを多用している方・定型的な集計や転記作業が多い方・自分で仕組みを作りたい方
評価（★5段階）	総合　　　　★★★★☆ 使いやすさ　★★★☆☆ 導入コスト　★★★★★ 精度　　　　★★★★★ 拡張性　　　★★★★★

実際に使ってみた感想

サービスの概要と特徴

Google Apps Script（GAS）は、Googleが提供する無料の自動化プラットフォームで、Googleスプレッドシートやドキュメント、Gmailなどと連携して自由に自動処理を構築できます。JavaScriptに近い書き方で、請求書データの整形、転記、PDF出力、メール送信まで、幅広い処理を自動化できます。

主な機能・特徴

• Googleスプレッドシートのデータを読み取り、条件に応じて処理可能
• PDFの自動生成、Googleドライブ保存、メール送信などが可能
• トリガー機能により、指定時間やイベント時に自動実行が可能

通知・連携・ログ管理など

Slack通知、メール通知、ドライブ保存など柔軟な連携が可能です。他のGoogleサービスとの統合に優れており、社内業務の効率化に最適です。

料金体系

完全無料。Googleアカウントがあれば誰でも利用できます。

使い方の流れ（設定手順5ステップ）

1. スプレッドシートを開き、「拡張機能」からApps Scriptを起動
Googleスプレッドシートを開いた状態で、上部メニューの「拡張機能」＞「Apps Script」をクリックします。

2.スクリプトエディタで自動化処理を記述
エディタが開いたら、自動化したい内容に応じてプログラミングコードを記述します。

※どのようなPDFをつくるかの自由度が高すぎるためプログラミングコードは割愛します。「スプレッドシートに記載している内容をPDFに変換してGoogle ドライブに格納する」という処理もできるので、月初の請求書業務など同じテンプレートで作成する作業を何度も行う際に有効な手段となります。興味がある方はぜひ勉強してみてください。

3.プロジェクト名を設定し、保存
「無題のプロジェクト」と書かれた部分をクリックし、内容に合った名前を設定して保存します。

4.「実行」ボタンでテスト
上部メニューの「実行」ボタンをクリックする。

5.権限と承認を確認
最初の実行時は「承認が必要です」と表示されるので、指示に従って権限を許可する。

まとめ

「スプレッドシートはよく使うけれど、もっと業務を自動化したい」と考えている方にはぴったりの選択肢。学習は必要ですが、業務にフィットしたオリジナルの自動化が実現できるのが最大の魅力です。

方法3 LawFlow（契約書AIチェック）

区分	内容
メリット	・契約書チェックに特化・専門知識がなくても使える・一部の機能は無料で利用可能
デメリット	・保存数上限やアカウント数など無料で使える範囲が限られる・細かいニュアンスには非対応な場合あり・利用はブラウザ上のみ
こんな方におすすめ	・契約書のリーガルチェックを効率化したい方・法務部がない企業・無料で安心感を得たい方
評価（★5段階）	総合　　　　★★★★☆ 使いやすさ　★★★★★ 導入コスト　★★★★★ 精度　　　　★★★★☆ 拡張性　　　★★★☆☆

実際に使ってみた感想

サービスの概要と特徴

LawFlowは、AIが契約書のリスクを自動でチェックしてくれる無料Webサービスです。弁護士が監修したチェック項目に基づき、アップロードした契約書（NDA・業務委託契約など）を数秒で分析・修正案を提示してくれます。

主な機能・特徴

• 契約書のPDFやWordファイルをアップロードするだけでAIがレビュー
• 抜けている条項や曖昧な表現、修正方針を指摘
• 秘密保持契約（NDA）、業務委託契約のチェックのみ無料で利用可能

ログ管理など

アップロードした契約書はクラウドベースで履歴も自動保存されるため、どの契約書をいつチェックしたかの管理も簡単です。契約書一覧ページでは、契約書の種類（秘密保持契約・業務委託契約など）やステータス、アップロード日時などで絞り込んで検索できます。

料金体系

基本的な機能は無料で利用可能です。ただし、保存数とアカウント数に上限があります。

使い方の流れ（設定手順5ステップ）

1.LawFlow公式サイトにアクセス
https://www.lawflow.jp にアクセスし、「メールアドレスで登録する」または「Googleアカウントで登録する」ボタンをクリックします。

2.メールアドレスでアカウント登録
アカウントの作成画面からメールアドレスを入力し、届いた認証メールを確認。登録用のパスワードを設定するとユーザー登録が完了です。

3.チェックしたい契約書ファイルをアップロード
契約書をドラッグ＆ドロップ、またはファイル選択してアップロードします。対応形式は、PDF、Word、PNG、JPGの4種類です。ファイルに閲覧パスワードが設定されている場合は、記入欄に入力することでアップロードできます。

4.AIによる自動解析を待つ
アップロード完了後、数十秒でAIが自動的に契約書を読み込み、リスクのある条項や不足箇所を一覧表示します。

5.レビュー結果を確認し、必要に応じて修正
表示されたコメントを参考に社内で見直し、必要なら弁護士などに相談。修正済みファイルを再チェックすることも可能です。

まとめ

契約書のチェックを「感覚」で行っている企業や、法務部がない中小企業には非常に心強いサービスです。無料でAIによるレビューが受けられるため、導入のハードルもゼロ。契約書の保存数上限やアカウント数には限りがあるものの、活用しない手はありません。

方法4 Hubble（契約書バージョン管理・ワークフロー支援）

区分	内容
メリット	・契約書レビューの属人化を防止・バージョン差分・コメント履歴を一元管理・社内共有がスムーズ
デメリット	・AIによるリスクチェック機能は非搭載・月額制の有償ツール・導入までに若干の時間が必要
こんな方におすすめ	・契約書のレビュー・共有・承認フローに課題がある方・法務部門と他部門の連携を改善したい方・契約業務の進捗を可視化したい方
評価（★5段階）	総合　　　　★★★★☆ 使いやすさ　★★★★☆ 導入コスト　★★★☆☆ 精度　　　　★★★★☆ 拡張性　　　★★★★☆

実際に使ってみた感想

サービスの概要と特徴

Hubbleは、契約書レビューの進行管理・バージョン履歴の可視化・コメント共有を、すべてクラウド上で一元化できる契約書管理SaaSです。確認プロセスを効率化するのに非常に優れています。

主な機能・特徴

• Wordファイルと双方向連携し、契約書の修正箇所を自動で差分表示
• コメント履歴や更新履歴をチーム全員で共有可能
• 法務だけでなく営業・経営層も同じ画面でレビュー状況を確認できる
• 契約締結までのレビュー工程が可視化・標準化される

他サービスとの連携など

Hubbleは、契約業務に欠かせない外部サービスとの連携も充実しており、日常の業務フローにスムーズに組み込むことができます。たとえばSlackと連携すれば、Hubble上で受けたコメントの通知をリアルタイムでSlackに受け取り、そのまま返信することも可能です。

料金体系

3アカウント・30ドキュメントまでで一部の機能を利用できる無料プランもあり。有料プランの金額は要問い合わせです。

使い方の流れ（設定手順5ステップ）

1.Hubbleの公式サイトでアカウント作成
https://hubble-docs.com にアクセスし、「お問い合わせ」から登録フォームに会社情報・担当者メールアドレスを入力。

2.ヒアリングと運用提案
契約業務の課題や体制についてヒアリングを行い、最適な導入プランや運用イメージを提案してもらえます。また、3アカウント・30ドキュメントまでお試しできる無料プランも用意されています。

3.書類のアップロードと共有
Hubbleへのログイン後は、WordやPDFなどで契約書をアップロードして管理します。ファイルは社内への共有や修正、テンプレートとして保存して管理が可能です。

4.コメント入力や履歴の確認
社内の「誰が確認したか」「いつコメントしたか」が記録されます。相手を指定してコメントもできるため、チェックの手間を削減できます。

5.バージョン比較と履歴の保存
修正のたびに自動的にバージョンが保存されます。過去との差分は赤字で確認可能。いつどのような修正が実施されたのか履歴で確認できます。

まとめ

「誰が・いつ・どこを見たのか」が曖昧になりがちな契約書レビュー業務において、Hubbleは人の手で行うチェック業務を効率よく管理するツールとして非常に有効です。社内の契約書ワークフローを整えたい企業には必須レベルの実用性があります。

他にも検討すべき書類作成・チェック自動化ソリューション

ここまで、すぐに始められる書類作成とチェック自動化の代表的な方法をご紹介してきましたが、実際の業務シーンによっては、より適したソリューションが存在する場合もあります。

特に、以下のようなケースでは、今回紹介した方法だけでは対応しきれない可能性があります。

シーン例	より適した方法・ツール	理由
大量のPDF請求書を一括処理したい	AI-OCR連携ツール（例：DX Suite、Google Vision API）＋Zapier	高精度OCR＋クラウドRPAで処理スピード・汎用性ともに向上
書類レイアウトが多様でAIに柔軟に対応してほしい	Nanonets、Veryfi OCR	AIがレイアウトを学習してくれるため運用負荷が下がる
組織全体での書類ワークフローを自動化したい	Make（旧Integromat）やNotion AI＋Slack通知連携	ステータス管理・通知まで一貫して自動化できる
認識結果に「人間による最終確認」を組み込みたい	SmartHR書類ワークフロー／DocuSign＋自動チェックスクリプト	法的・業務的リスクに備え、確認フロー付きの構成が必要

上記のようなツールは、有料プランや英語インターフェースのものもありますが、より高度な要件に対応しやすく、組織全体の業務フロー最適化にもつながります。

どんな方法がベストかは業務内容と環境次第

「できるだけ手軽に、無料で始めたい」という方には、今回ご紹介したGoogle系ツールやLawFlowが最適です。一方で、たとえば以下のような課題を抱えている場合は、より柔軟でスケーラブルなソリューションの検討をおすすめします。

• 書類量が多い
• 書式が統一されていない
• 自動チェック後の通知・承認なども一元化したい

自社で自動化する際によくある失敗ランキング

自動化ツールを導入すれば業務が自動化され、効率が劇的に向上する——。 そう考えている企業は多いですが、実際には多くの企業が自動化ツールを十分に活用できていません。 有名な自動化ツールであるRPAを例にあげても、導入した企業の実態は理想と大きく異なった結果となっています。

RPA導入企業の約60%が「あまり活用できていない」と回答

多くの企業がRPAを導入しているにも関わらず、約60%の企業が「期待したほど活用できていない」と感じているというデータです。これは、「導入しただけでは、業務改善につながらない」という現実を示しています。

RPAの効果を実感できない要因は『RPA開発が進んでいない』

「RPAの効果を実感できていない」と回答した企業の多くが、その理由として「RPA開発が進んでいない」「他業務・他部署への展開ができていない」ことを挙げています。   「〇〇業務はツールを導入すればすぐにラクになるはず」と思って、自社で自動化に挑戦した方も多いのではないでしょうか？しかし私たちには、こんな“あるあるの失敗談”がよく届きます。

🥇 第1位：初期設定でつまずき、結局断念…

思っていたより設定が複雑で、ツールの仕様を理解する前に挫折してしまうケース。 特にRPAツールやノーコードツールは、「慣れるまでが大変」という声が多いです。

🥈 第2位：担当者が辞めて、運用不能に…

担当者が社内で唯一のキーマンだった場合、その人がいなくなると全て止まってしまうという問題が発生します。 しかも、「誰も中身が分からないから触れない」という状況になりがち。

🥉 第3位：不具合や修正対応に時間がかかる…

自動化が止まったとき、「誰が見ればいいのか分からない」「ベンダーに相談するのも手間」という理由で、対応が後手に。 気づけばその対応に何時間も時間を取られ、本業に集中できなくなってしまうことも…。   実はよくある…自社で自動化に挑戦したときの“落とし穴” 共通するのは「すべて自社で完結しようとした」こと。 このようなケースに共通するのが、「最初から最後まで、すべて自社で完結しようとした」点です。 最初はうまくいっても、長期的に安定した自動化運用には、継続的な保守や柔軟な調整が不可欠です。

安定的に自動化したいならジドウカがおすすめ

 「ツールを入れただけ」では業務はラクになりません 「業務をラクにする自動化」のためには、設定・運用・トラブル対応まで含めてプロに任せるのが最も確実です。

ジドウカとは？

業務の一部を“タスク単位”で自動化し、月額で安定運用できるサブスクリプション型のサービスです。 技術のことが分からなくても、「こういう作業をラクにしたい」と伝えるだけでOK。

ジドウカでできること（業務例）

・定期レポートの自動作成とSlack送信 ・受注データのExcel整形とkintone登録 ・競合サイトの自動モニタリングとアラート通知 ・営業リストの自動生成とCRMへの投入　など

ジドウカが選ばれる理由

弊社の自動化サービス「ジドウカ」は、1社1社、1タスク1タスクに合わせて完全オーダーメイドで開発するサービス担っています。

• ヒアリングから開発・運用まで丸ごとサポート
• トラブル発生時には即時対応
• 月額料金内で自由に修正をご依頼可能

実際に多くのお客様から「自社での自動化運用に失敗した後に依頼してよかった」と高評価をいただいています。

まとめ

この記事では、すぐに使える書類チェック自動化と書類作成の方法として、以下の4つをご紹介しました。

• Google ドライブ OCR：PDFや画像を手軽にテキスト化できる無料のOCRツールです。
• Google Apps Script：スプレッドシートと連携して、請求書やデータチェックの自動処理を柔軟に構築可能。少し学習は必要ですが、無料で強力な味方になります。
• LawFlow：契約書の内容チェックをAIが自動で行ってくれる、リーガル業務の強い味方。法務部がなくても安心して導入できる点が魅力です。
• Hubble：契約書のレビューや差分比較、コメント履歴の一元管理が可能で、社内の契約フローを効率化してくれるツールです。

書類チェックは毎日のように発生する地道な業務ですが、その中には「本当は自分じゃなくてもいい作業」も多く含まれています。そんな業務を自動化することで、本来注力すべき仕事に時間を使えるようになるのは大きな価値です。

まずは今回紹介した中で、手軽に試せそうなものを1つ選んで導入してみてください。特にGoogle ドライブのOCRやLawFlowは無料登録だけですぐに使えるので、第一歩にぴったりです。

あなたの業務が少しでも楽になり、本来の業務に集中できる環境が整うことを願っています。