RPAとは？種類・向いている業種や業務から成功事例まで解説

近年、業務効率化や生産性向上の方法としてRPA（Robotic Process Automationの略称）が注目を集めています。しかし、自社の業界や業務においてRPAが適しているのか、どのような製品を選ぶべきかわからず、対応に悩んでいる方は多いでしょう。

そこで本記事では、RPAの特徴や機能、種類、クラスなどから向いている業種や業務、成功事例まで詳しく解説します。

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）とは

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）は「Robotic Process Automation」の略称で、主に事務作業を対象に効率化・自動化することを指します。自動化といっても、状況に応じて臨機応変に対応することはできません。

あらかじめプログラムされた条件に基づき、業務を自動で実行します。たとえば、同じ操作を繰り返し実行したり、複数のツールを組み合わせて情報を導き出したりすることを得意としています。

職人による作業を工業用ロボットが代わりに行うようになったことに例えると、職人が事務員で、RPAが工業用ロボットに該当します。

RPAとその他の用語の違い

自動化や効率化と言えば、AIやDXなどとどのような違いがあるのか気になるところではないでしょうか。RPAとAI、VBA、DXとの違いについて整理しましょう。

AIとの違い

RPAとAI（人工知能）の主な違いは、作業の進め方です。RPAはプログラムしたルールや判断基準に基づいて作業を自動で行います。一方、AIはルールや判断基準に基づきつつも、自己判断して作業を行います。ただし、AIを搭載したRPAもあることに留意が必要です。

AIが自ら考えて作業できるのであれば、RPAよりも優れているのではと思う方もいるでしょう。AIは自ら考える分、判断ミスが増えます。一方、RPAはプログラムに基づいた定型の作業を実行するのみのため、プログラムにさえ問題がなければミスはしません。それぞれのメリット・デメリットを理解したうえで、導入を検討することが大切です。

VBAとの違い

VBA（Visual Basic for Applicationの略称）は、マイクロソフト社のExcelやWord、PowerPointなどにおけるマクロを作るためのプログラミング言語です。マクロは、あらかじめ記録した作業を自動で繰り返す機能です。

事前に、人が作業をやって見せて記録させる必要があります。VBAがマイクロソフト社の限られたツール上でのみ動作するのに対し、RPAはさまざまなツールにおいて作業の自動化ができます。

DXとの違い

DX（Digital Transformationの略称）とは、企業がデジタル技術を活用してビジネスを変革させることです。混同されがちな言葉に、IT化が挙げられます。IT化は、デジタル技術によって作業を効率化することです。作業の効率化とビジネスの変革は同義ではないため、DXとIT化は明確に異なります。

RPAは、DXを実現するためのデジタル技術の1つです。RPAを導入することで業務効率が向上し、同時に生産性も向上します。

例えば、広告代理店では広告レポート作成に費やしていた時間をRPAが代行することで、クリエティブな業務にリソースを集中できます。これにより、企画立案や戦略的な業務に従事する時間が増加し、個人のスキル向上や企業価値の向上に寄与します。その高い効果により、単なる業務効率化による時間外労働の削減にとどまらず、企業のビジネスそのものに変革をもたらすでしょう。

RPAのクラス

RPAは、以下3つのクラスに分類されます。

	自動化対象	作業範囲・技術
RPA	定形業務	・情報取得、入力、検証など
EPA	一部の非定型業務	・AI技術との組み合わせによる非定型作業の自動化 ・自然言語解析 ・画像解析 ・音声解析 ・機械学習　など
CA	業務プロセスの分析及び改善 意思決定	・ディープラーニング、自然言語処理　など

各クラスで自動化できること、利用技術について詳しく見ていきましょう。

クラス1：RPA

クラス1に該当するRPAは、単純な定型業務の自動化ができます。あらかじめ定義されたルールや手順に基づいて作業を行います。

例えば、ファイルAに含まれる特定の文言や項目をコピーし、ファイルBの特定のセルにペーストする作業が可能です。このように、思考を必要としない単純作業を行うことができます。

そのほか、特定のWebフォームにユーザーが入力した情報をデータベースに保存する作業、特定のフォルダからファイルを取得し、それを別の場所に移動または特定の条件に基づいて整理する作業なども該当します。

クラス2：EPA

クラス2のEPAは、判断や解析が必要な業務を自動化できます。これを実現するには、自ら考えて判断するAIとの連携が必要です。

EPAの例としては、取引先からのメールを解析し、注文商品の品番や数量などを抽出してシステムに登録する作業があります。また、データベースから必要な情報を収集し、業界の市場動向分析レポートを作成することも可能です。

クラス1のRPAよりも対応範囲が広く、思考が必要な業務を自動化できます。

クラス3：CA

クラス3のCAは「認識の自動化」ができます。AIが意思決定や高度な分析を行うことで、より広範囲の業務を高い品質で自動化できるようになります。

例えば、顧客からの問い合わせやクレームを自動で解決するために、声や文言などから顧客の感情を解析し、問題解決に役立つ情報の検索・提供、声色を変えるなどの対応が可能です。

また、多岐にわたる契約書を自動的に解析し、条件やリスクを抽出して契約交渉の戦略を提案できます。さらに、市場動向や消費者の嗜好を分析し、プロモーション戦略を最適化することで効果的なマーケティング施策を提案することも可能です。

RPAの種類

RPAには、以下3つの種類があります。

	特徴	推奨される利用状況
サーバー型	サーバー上で動作し、複数のPCを一括して管理可能	複数の部門でRPAを導入 組織横断的にRPAを展開
デスクトップ型	PCにソフトウェアをインストールするだけで使用可能	企業がRPAを初めて導入 小規模な業務から始め、段階的に本格導入を進める
クラウド型	インターネットのクラウドサーバー上で動作	Webブラウザ上での作業を自動化したい 技術的な不安があるがRPAを導入したい

それぞれの特徴について、詳しく見ていきましょう。

サーバー型

サーバー型のRPAは、部門をまたいで幅広く活用できるため、大規模な導入を考える企業に向いています。ただし、初期費用や維持費が高額であるため、資金力が求められます。

RPAをサーバーにインストールすることで、複数のシステムや部門をまたいだ作業が可能となり、膨大なデータを処置できます。

さらに、データを横断的に一括管理できる上、複数のRPAを同時に稼働させることができるため、部門同士の連携や全社的なプロジェクトの効率化に寄与します。

サーバー型RPAはカスタマイズ可能な製品が多く、独自の社内環境に柔軟に対応できる点も大きな特徴です。ただし、カスタマイズには専門知識が必要なため、専門人材の確保、または外部サービスの利用が必要です。

デスクトップ型

デスクトップ型RPAツールは、小規模かつ低価格で導入が可能です。パソコン上で動作し、部門や個人単位での利用ができます。パソコン1台から始められるため、小規模企業にも適しています。また、初期費用が0円から数十万円で済むうえに、ランニングコストも月額数万円～です。そのため、なるべく予算を抑えたい企業に適しているでしょう。

ただし、管理が個人に依存しやすいというデメリットも存在します。部署移動や担当者が不在の際にも対応できるよう、RPAの基本的な操作方法を社内で共有しておくことが重要です。

クラウド型

クラウド型RPAツールは、ベンダーのサーバを活用することで、自社でのサーバ設置が不要なため、初期導入コストを抑えることができるメリットがあります。

ただし、クラウド型RPAツールはWeb上の作業に特化しており、クラウドサービス以外のツールとの連携が難しい一面もあります。ローカル環境の社内システムやパソコン上の操作には非対応なため注意が必要です。

ベンダーは自動的にアップデートを行い、最新状態を維持するため、専門知識を持つ社員が社内にいなくても導入できます。

ただし、セキュリティ性はベンダーに依存するため、ISO27001認証やPCI-DSSなどのセキュリティ規格をクリアしている製品を選択することが重要です。

RPAの現状

株式会社ＭＭ総研によると、2022年9月事典でRPAを導入している年商50億円以上の大企業および中小企業は45％にも及びます。準備中および検討中の企業は約20％であることから、今後もRPAの導入数はますます増える見込みです。

また、矢野経済研究所の「RPA市場に関する調査を実施（2020年）」によると2019年度のRPA市場規模は529億7,000万円（前年度比56.7％増）で、そのうち224億円をRPAツール製品の売上が占めます。RPA関連サービスが305億7,000万円と推計されています。このように、RPAは近年大きな注目を浴びており、続々と幅広い業界のDX推進企業が導入を進めています。

RPAの課題

RPAの導入を検討する際は、課題について理解しておくことが大切です。RPAの課題は以下のとおりです。

対象業務の選定が難しい

具体的な業務の選定が難しく、どの作業を自動化するべきかがわからない場合があることが課題の1つです。クラスごとに異なる自動化が可能な業務の知識や、人の手で行うべきかどうかの判断において、問題が生じてしまいがちです。

また、RPAのメリットを最大限に引き出すために、従業員と綿密にコミュニケーションを取り、業務プロセスの理解を促す必要があります。

RPAを扱える人材が不足している

RPAはプログラム言語の知識が不要な一方で、IT知識を持つ人材が必要です。エラー対応や業務変更に伴う再設定、基幹システム変更などができる能力が求められます。ただし、RPAの導入支援企業のサポートを受けることで、この課題はクリアできるでしょう。

定着が難しい

RPAを導入したものの、なかなか定着しない場合があります。自動化すべきところを人の手で行ってしまい、作業品質にムラが生じたり、従業員がコア業務に集中できなくなったりするケースがあります。従業員とのコミュニケーションによって定着を促すとともに、課題を見極めて解決していくことが重要です。

セキュリティのリスクがある

RPA導入にはセキュリティ上のリスクが潜んでいます。例えば、データ漏洩の危険性が挙げられます。機密性の高いデータの取り扱いが絡む場合は、より高度な不正アクセス対策が必要です。

適切なセキュリティポリシーの策定と実行、アクセス権の厳格な管理、データの暗号化、脆弱性の評価と対応などにより、セキュリティリスクをなるべく抑える必要があります。

RPAと相性がよい業種・業務

RPAは、次のような業種・業務に適しています。

業界	業務例
IT	情報収集、端末情報の登録、登録・解約受付
小売	在庫管理、売上レポート作成
マーケティング	市場調査、レポート作成
人材	求人情報の掲載、面接実施日の自動送信
不動産	物件情報の登録・更新、問い合わせ対応
物流	書類作成、配車管理、伝票作成
製造	受注管理、在庫管理
医療	レセプト作成、医薬品の効果や副作用などの情報収集
商社	受発注の単純業務、市場調査
自治体	情報登録、税金関連の処理

在庫管理や受注処理などの定型業務や情報の更新作業は、RPAによる自動化が可能です。小売業界では販売データの収集が、IT業界では情報の収集や登録が、不動産業界では物件情報の更新などがRPAに適した業務となります。

RPAを導入するメリット

RPAが自社にとって魅力的かどうかを判断するために、導入効果について詳しく確認しましょう。

業務効率化と人件費の削減

RPAによって、データ入力やファイル変換といった単純作業を自動化できます。これにより業務がスムーズに進むだけでなく、手作業にかかる人件費を削減でき、繁忙期に余剰人員を抱える必要もなくなります。

業務レベルの均一化

RPAはミスなく正確に業務をこなすことができます。これにより、従業員によるミスがなくなり、業務の品質を均一化できます。それに伴い、従業員教育の手間と時間、コストも削減できます。

従業員のモチベーション向上

ルーティンワークをRPAに頼むことで、従業員はコア業務に注力できます。これにより、従業員のモチベーションが向上し、企業全体の雰囲気も良くなる可能性があります。

労働環境の改善

RPAは24時間365日働けるため、深夜や早朝の業務も任せられます。これにより、従業員の働く時間や残業が減り、労働環境が改善されます。

顧客満足度の向上

RPAは複雑な作業も短時間でこなすことができます。これにより、顧客対応が早くなり、顧客満足度の向上が期待できます。また、余った時間をサービス品質の向上に役立てることも可能です。

RPAを導入するデメリット

RPAは万能なものではなく、メリットとあわせてデメリットについても理解が必要です。RPAのデメリットについて詳しく見ていきましょう。

業務停止のリスク

RPAはITシステムのため、システム障害やバグにより作業を中断せざるを得なくなる可能性があります。サーバー型の導入時には十分なキャパシティを持つサーバーを用意し、安定した運用環境を築くことが重要です。

情報漏えいのリスクがある

RPAがネットワークに接続されたサーバーにインストールされる場合、セキュリティリスクが高まります。不正アクセスやサイバー攻撃による情報漏えいやロボットの乗っ取り被害が懸念されます。アクセス権限やログの監視などの対策が必要です。

業務のブラックボックス化

RPA導入により業務が自動化され、担当者が関与しなくなるため、業務内容や手順がブラックボックス化する可能性があります。導入時には処理内容を資料として残し、マニュアルを作成しましょう。

間違った作業を続けてしまう

RPAはシナリオ通りに正確に作業を継続するため、指示内容にミスがあっても途中で止まりません。正確なシナリオ設定が必要であり、テストやメンテナンスが不可欠です。定期的な確認で、問題の早期発見を目指しましょう。

RPAの導入手順

RPAは、導入前に目的の明確化が必要です。RPAの導入手順について詳しく解説します。

1.目的の明確化

RPA導入の最初のステップは目的の明確化です。現行業務と業務量を取りまとめ、RPAをどの業務に導入するかを検討します。また、具体的にどれだけの業務量を減らしたいのか、業務量を減らした結果、どのようなメリットを得たいのかなども明確にしましょう。

例えば、請求業務を年間2,000～3,000時間削減し、従業員のスキルアップ研修の時間を捻出するといった目的と目標を設定します。

2.対象にする業務の選定

RPA導入の成功には、適切な業務の選定が重要です。RPAが最も有効なのは、ルールが明確で単純かつ定型的な業務です。複雑な業務や判断が必要な作業はRPA向きではないため、導入対象を慎重に決定しましょう。一度に全ての業務をRPA化すると、統率が難しく混乱が生じる可能性があります。

スモールスタートから始め、段階的にRPAの適用範囲を広げていくことが大切です。

3.製品の選定

RPA導入の次のステップは、適切なRPAツールの選定です。プログラマーがシナリオ作成を行う場合と、現場担当者が作成する場合では、選択すべきツールが異なります。RPAの導入支援を行う企業に相談することで、自社に合ったツールを選択できるでしょう。

5.導入

導入前には約1週間〜1ヶ月のトライアルを実施し、使用感を確認しましょう。ツールの使いやすさや機能の適合性をテストすることで、自社に適したツールかどうか判断しやすくなります。

6.運用

RPA導入による効果を評価し、必要に応じてプログラムを修正します。導入支援企業のサポートを受けている場合は、課題を伝えて修正案を提示してもらいましょう。

RPAツールの選び方

RPAツールを選ぶ際は、次のポイントを押さえましょう。

導入目的や規模との適性

RPAは、自動化したい業務の規模によって適したツールが異なります。また、業務の自動化対象を洗い出したうえで、必要機能を搭載したRPAツールを選びましょう。

カスタマイズの有無

RPAツールには、高いカスタマイズ性を備える「汎用型」と、特定の業務を重点的に効率化する「特化型」があります。汎用型は多岐にわたる業務に柔軟に対応でき、独自のニーズに合わせて自動化が可能ですが、カスタマイズには専門的な知識や技術が必要です。

一方、特化型は特定の専門的な業務に特化しており、初期設定のままで高効率な利用が期待できます。ただし、対応範囲が狭いため、企業全体の業務を自動化するには複数のロボットが必要です。

コスト

RPAツールの選定においては、コストに注目が必要です。導入時のライセンス費用やサポートコスト、メンテナンス費用などが含まれます。例えば、企業が規模拡大を予定している場合、ユーザーライセンスが拡張可能であるかどうか、将来的な利用者増加に備えた柔軟性があるかを確認することが重要です。

RPAの導入事例

RPAの導入によって業務効率化や生産性の向上を実現した事例を3つ紹介します。

株式会社ロフト：年間6,000～7,000件の請求書処理業務の削減に成功

株式会社ロフトは2018年にRPAを導入し、直営105店舗とフランチャイズ19店舗で、80～99％に及ぶ業務削減を達成しました。主に管理系業務の効率向上を図り、特に事務サポート部署での手作業による請求書処理業務に焦点を当てました。

導入前、月間1,000件以上の請求書入力作業が手動で行われており、これによる業務負担やヒューマンエラーが課題でした。RPAの導入により、請求書処理業務が自動化され、1年間で6,000～7,000件の業務削減に成功しました。

現在、ロフトは2名のRPA推進チームを組織し、全社187体のロボットを活用しています。この取り組みにより、月間3,650時間の労力削減が実現され、社内各部門で業務の80～99％を削減できています。

出典：BizRobo!「株式会社ロフト：RPA推進チーム2名体制で月間3,650時間を創出。情報システム部との連携で体制を整え「全員がRPAを使える未来」を目指す」

株式会社日本ファシリティ：年間2,000時間以上の業務時間を削減

株式会社日本ファシリティ（以下、日本ファシリティ）は、多店舗展開する企業の施設管理業務において、RPAソリューションを導入し、年間約6万件もの事務作業を効率的に自動化しています。主に自動化された業務は、基幹システムへの報告書登録であり、これによって年間2,000時間以上の業務時間を削減することに成功しました。

従来、人が行っていた報告書登録作業は1回につき約2〜3分かかり、年間で6万件にも及ぶ大量の作業が必要でした。RPAを活用することで、ロボットが代行するため、1回の登録が20秒程度に短縮され、かつ人為的なミスも完全に排除されました。

これにより従業員の業務負荷の軽減を実現し、削減された業務時間を活かして、業務プロセスの見直しや顧客サービスの向上に注力しています。また、RPAの技術を利用して新規事業領域の開拓にも取り組む計画です。

また、以前はVBA（Visual Basic for Applications）を用いた業務の自動化に取り組んでいましたが、開発難易度が高く、汎用性に欠けていることが課題でした。RPAはプログラミング知識がなくても操作可能であり、現場の実務担当者がわずか数日の研修で基礎的な開発スキルを習得できたとのことです。

出典：SoftBank「株式会社日本ファシリティ」

株式会社ブロードバンドタワー：定型業務の30％の自動化に成功

株式会社ブロードバンドタワーは、情報通信事業において、営業事務部門の業務効率向上を目指し、基幹システムとの連携にRPAを導入しました。2020年12月時点で、営業スタッフ4名の定型業務30％が自動化され、効率的な業務遂行が実現されています。

背景として、ITインフラの進化に伴いクラウドサービスの需要が増加し、これに伴って業務量も増大していたことが挙げられます。特に営業事務では手動による入力や転記が課題となり、スタッフの増員ではなくRPAによる自動化を選択しました。

RPAによって自動化された業務には、見積書の情報入力、受注登録・請求、週次・月次の集計表作成、消費税率変更に伴う過去データの再計算処理などが含まれます。

RPAの導入により、定型業務の30％が自動化され、営業スタッフはルーティンワークから解放されました。これにより、戦略的な業務に集中できるようになり、業務全体の生産性向上が期待されています。

出典：VERINT「顧客成功事例」

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